DE NOUVEAUX OUTILS POUR BIEN ARCHIVER !

Quatre fiches techniques abordent les thématiques suivantes :

– La construction ou l’aménagement d’un local dédié aux archives ;

– La restauration des archives ;

– La tenue des registres de délibérations et d’arrêtés du maire ;

– La communication des archives au public (en interne et en externe).

La construction ou l’aménagement d’un local dédié aux archives est un point essentiel qui détermine le futur état matériel des documents. Les archives soumises à des risques de sinistres mais surtout, le plus fréquemment, à un taux d’humidité trop élevé, sont fortement menacées de dégradation. Les archives pourraient devenir illisibles et les informations contenues seraient perdues.

La restauration des archives dégradées doit s’effectuer selon une méthodologie respectueuse des normes en vigueur. Pour ce faire, le Conseil départemental accompagne techniquement mais aussi financièrement les communes à hauteur du potentiel financier qui leur est attribué. La Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) Auvergne-Rhône-Alpes propose également des dispositifs de subvention.

Pour répondre à ces enjeux de conservation sur le long terme, certains documents doivent être conçus selon des caractéristiques précises dès leur création. C’est notamment le cas des registres de délibérations et d’arrêtés du maire dont le contenu et la présentation matérielle sont réglementés.

La communication des documents produits mais aussi reçus par la collectivité doit être accordée à tout citoyen qui en fait la demande. Cette règle générale admet toutefois des exceptions pour certains documents, consultables après l’expiration de délais afin de protéger l’intérêt des personnes.

Pour vous guider, des fiches techniques sont disponibles ICI dans les documents de référence ainsi que sur le site des Archives départementales ICI .

Le Pôle Aide aux communes propose d’autres services pour faciliter le travail quotidien des agents administratifs (lien vers la page Classement) ainsi que des formations individuelles ou en groupe.

Pour les élus, une première réunion d’information sur les enjeux de la gestion des archives se tiendra le 14 décembre en webinaire de 18h30 à 19h30. Pour s’inscrire, cliquez ICI

+ d’infos :

Pôle Aide aux communes – Archives départementales – Direction de la culture et du patrimoine

Tél. 04 75 82 44 80